บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ

Transcription

1 1 บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ บร กำรส บค นข อม ลหน งส อรำชกำร ม 6 เมน ย อย ค อ 1. สอบถำมหน งส อ 2. สอบถำมข อม ลหน งส อส งภำยนอก 3. รำยงำนสม ดทะเบ ยน 4. รำยงำนสถ ต กำรด ำเน นงำนของเจ ำหน ำท ปฏ บ ต งำน 5. รำยงำนสถ ต กำรด ำเน นงำนของหน วยงำน 6. รำยงำนกำรค นเร อง ข นตอนการส บค นหน งส อราชการ 1. Login โดยรห สผ ำนของตนเอง (ตำมบทบำทท ต องกำรส บค น) 2. ไปท เมน E-office 3. ไปท เมน งานสารบรรณ 4. ไปท เมน บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ 5. ไปท เมน ย อย ท ต องกำรดำเน นกำร

2 2 1. สอบถามหน งส อ สำมำรถเล อกค นหำหน งส อได ท กประเภทภำยในระบบ ท งหน งส อร บภำยนอก หน งส อ ร บใหม หน งส อส งภำยนอก หน งส อส งภำยใน (บ นท กข อควำม) คำส ง เป นต น ต วอย ำง ค นหำหน งส อส งภำยนอก เลขท ศธ /68 ลงว นท 2 ส งหำคม 2557 เร อง ขอเล อนว ทยฐำนะชำนำญกำรพ เศษ ข นตอนการสอบถามหน งส อราชการ Login โดยรห สผ ำนของสำรบรรณกลำงสำน กงำน, สำรบรรณกลำงโรงเร ยน หร อ สำรบรรณกล ม ปฏ บ ต ด งน 1) E-office 2) งำนสำรบรรณ 3) บร กำรส บค นข อม ลงำนสำรบรรณ 4) สอบถำมหน งส อ ) ระบ ข อม ลหน งส อท ต องกำรส บค น เพ อค นหำ 5.1 เล อกบทบำทพ เศษ (สำรบรรณกลำงสำน กงำน, สำรบรรณกลำงโรงเร ยน และสำรบรรณ กล ม) เม อต องกำรส บค นหน งส อของหน วยงำน หร อกล มงำน

3 3 5.2 ระบ ข อม ลหน งส อท ต องกำรส บค น เพ อค นหำ กรอกข อม ลอ นท ทรำบ เพ อค นหำ เช น เลขท หน งส อ ศธ /68 หร อระบ ลงว นท... เร อง... จำกหน วยงำน/บ คคล หร อ ระบ ข อม ลเท ำท ทรำบ เพ อประโยชน ในกำรค นหำ กด ค นหำ หน ำจอจะแสดงผลข อม ลท ค นหำ (ด งภำพ) คล กท 1 คร ง เพ อเป ดงำนท ต องกำร

4 หน ำจอจะแสดงผลข อม ลท ค นหำ (ด งภำพ) ศธ /68

5 5 2. สอบถามหน งส อภายนอก ก อนท จะไปด ว ธ กำรส บค นหน งส อรำชกำร ต องทำควำมเข ำใจก บหน งส อ และว ธ กำร ส งออกหน งส อรำชกำรก นก อน กำรส งหน งส อรำชกำรออกภำยนอก ม ว ธ กำรส ง 2 แบบ ด งน แบบท 1 ส งออกแบบปกต ม กำรเสนอหน งส อรำชกำรท ต องกำรส งออกเพ อพ จำรณำอน ม ต ตำมลำด บสำยงำน แบบท 2 ส งออกโดยใช เมน ออกเลขท นท จะไม ม กำรเสนอหน งส อรำชกำรท ต องกำร ส งออกเพ อพ จำรณำอน ม ต ตำมลำด บสำยงำน จะปฏ บ ต ได โดย ใช รห สของผ อำนวยกำรหน วยงำน สำรบรรณกลำง การส บค นหน งส อราชการ * จำกว ธ กำรส งออกหน งส อรำชกำรท แตกต ำงตำมบทบำท และว ธ กำร จ งส งผลให ควำมสำมำรถในกำรส บค นหำหน งส อท ส งออกไปแล วม ควำมแตกต ำงก นไปตำมบทบำทพ เศษ ของ แต ละบ คคล โดยคำน งถ งว ธ กำรส งออกจำก 2 กรณ ท กล ำวไว ข ำงต น ** กำรส บค นหน งส อรำชกำรจะใช เมน เด ยวก น แตกต ำงก นท ควำมสำมรถในกำรส บค น ข นอย ก บบทบำทหน ำท พ เศษท กำหนดไว แบบท 1 ส บค นหน งส อราชการท ส งออกแบบปกต ผ ใช งำนท กคน จะสำมำรถส บค นหน งส อรำชกำรท ส งออกโดยเสนองำนตำมล ำด บข นตอน ได แต ม ข อจำก ดในกำรส บค นตำมบทบำทหน ำท ของตน ด งน 1) สารบรรณกลางส าน กงาน สารบรรณกลางโรงเร ยน สำมำรถส บค นหน งส อ ส งออก หน งส อร บได ท งหมด ภำยในหน วยงำนของตนเอง ได 3 ร ปแบบ ด งน - ส บค นแบบหน วยงำน (ภำยในสำน กงำน หร อภำยในโรงเร ยนของตนเอง) - ส บค นแบบกล มงำน (ท กกล มงำนภำยในสำน กงำน หร อภำยในโรงเร ยนของตนเอง) - ส บค นแบบบ คคล (ท กคนภำยในสำน กงำน หร อภำยในโรงเร ยนของตนเอง)

6 6 2) สารบรรณกล ม สำมำรถส บค นหน งส อส งออก หน งส อร บได เฉพำะภำยในกล มงำนท ตนเองร บผ ดชอบ ได 2 ร ปแบบ ด งน - ส บค นแบบกล มงำน (ค นกล มงำนตนเองร บผ ดชอบ) - ส บค นแบบบ คคล (ท กคนภำยในกล มงำนของตนเอง) 3) บ คคล สำมำรถส บค นหน งส อส งออก หน งส อร บได เฉพำะงำนท ตนเองร บผ ดชอบ แบบท 2 ส บค นหน งส อราชการท ส งออกโดยใช เมน ออกเลขท นท ผ ท สำมำรถส บค นหน งส อรำชกำรท ออกโดยเมน ออกเลขท นท ได จะต องเป นผ ท ม บทบำทพ เศษ ค อ สำรบรรณกลำงสำน กงำน สำรบรรณกลำงโรงเร ยน และสำรบรรณกล ม ต วอย างการส บค นหน งส อราชการ ปฏ บ ต ตำมข นตอน ด งน หน งส อท ต องกำรส บค น ศธ /68 ลงว นท 02/08/2557 เร อง ขอเล อนว ทยฐำนะชำนำญกำรพ เศษ ข นตอนการส บค นหน งส อราชการ 1. Login โดยรห สผ ำนของตนเอง (ตำมบทบำทท ต องกำรส บค น) 2. ไปท เมน E-office 3. ไปท เมน งานสารบรรณ 4. ไปท เมน บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ 5. ไปท เมน สอบถามข อม ลหน งส อส งภายนอก

7 7 6. ระบ ข อม ลหน งส อท ต องกำรส บค น เพ อค นหำ 6.1 กรณ ส บค นหน งส อรำชกำรท ส งออกโดยใช เมน ออกเลขท นท ต องเล อกบทบำท พ เศษ (สำรบรรณกลำงสำน กงำน, สำรบรรณกลำงโรงเร ยน และสำรบรรณกล ม) ก อนค นหำ ระบ ข อม ลหน งส อท ต องกำรส บค น เพ อค นหำ กรอกข อม ลอ นท ทรำบ เพ อค นหำ เช น เลขท หน งส อ : ศธ /68 หร อระบ ลงว นท... เร อง... จำกหน วยงำน/บ คคล หร อ ระบ ข อม ลเท ำท ทรำบ เพ อประโยชน ในกำรค นหำ กด ค นหา หน ำจอจะแสดงผลข อม ลท ค นหำ (ด งภำพ) คล กท 1 คร ง เพ อเป ดงำนท ต องกำร

8 8 หน าจอจะแสดงผลข อม ลท ค นหา (ด งภาพ) เล อก หน งส อนาส ง และเป ด file งานเม อต องการด รายละเอ ยดเอกสาร หร อ... เล อก ความเคล อนไหว เพ อต ดตามความเคล อนไหว ของหน งส อ และเป ด file งานเม อต องการด รายละเอ ยดเอกสาร

9 9 3. รายงานสม ดทะเบ ยน เพ อตรวจสอบข อม ลสม ดทะเบ ยนหน งส อของหน วยงำนต ำง ข นตอนการเร ยก รายงานสม ดทะเบ ยน 1. Login โดยรห สผ ำนของตนเอง (ตำมบทบำทท ต องกำรส บค น) 2. ไปท เมน E-office 3. ไปท เมน งานสารบรรณ 4. ไปท เมน บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ 5. ไปท เมน รายงานสม ดทะเบ ยน ระบ ข อม ลหน งส อท ต องกำรเร ยกด รำยงำน เพ อค นหำ ควำมสำมำรถในกำรเร ยกรำยงำน ของแต ละคน จะข นอย ก บบทบำทพ เศษ ด งน - สำรบรรณกลำงหน วยงำน/โรงเร ยน สำมำรถเร ยกด รำยงำนได ท งหมด ท งแบบ หน วยงำน กล มงำน หร อแบบรำยบ คคลท อย ภำยในหน วยงำนน นๆ - สำรบรรณกล ม สำมำรถเร ยกด รำยงำนได แบบกล มงำน และแบบรำยบ คคลท อย ภำยในกล มงำนน นๆ - ผ ใช งำนท วไป หร อเจ ำหน ำท ท ไม ม บทบำทพ เศษ จะสำมำรถเร ยกด รำยงำนได เฉพำะ ของตนเองท ปฏ บ ต หมำยเหต กรณ เร ยกด รำยงำนของหน วยงำน หร อ กล มงำน ผ ท ม บทบำทพ เศษ ก อนท จะดำเน นกำรส บค น ต องเล อกบทบำทพ เศษก อน

10 10 จะแสดงหน ำจอ ด งภำพ เล อกบทบาทพ เศษ ระบ ข อม ล เพ อค นหำ - เล อก ช อสม ดทะเบ ยน - เล อกช วงว นท ต องกำรรำยงำน จากว นท... ถ งว นท...

11 11 - เล อกกล มงำน หร อบ คคลท ต องกำรเร ยกรำยงำน กรณ เล อกบ คคล คล กท บ คคล และแว นขยำย เพ อเร ยกรำยช อบ คคล คล กท แว นขยำย เพ อเร ยกรำยช อบ คคล คล กเล อกรำยช อท ต องกำรเร ยกรำยงำน กด ตกลง จะแสดงผลด งภำพ เม อระบ ข อม ลครบ เล อกแสดงผลในร ปแบบ PDF หร อ Excel คล กเล อกคำส ง พ มพ เพ อแสดงรำยงำน

12 12 กรณ เล อกแบบกล มงาน หร อ หน วยงาน คล กท หน วยงำน และแว นขยำย เพ อเร ยก รำยช อหน วยงำน หร อ กล มงำน คล กเล อกรำยช อหน วยงำน หร อ กล มงำนท ต องกำรเร ยกรำยงำน กด ตกลง เม อระบ ข อม ลครบ เล อกแสดงผลในร ปแบบ PDF หร อ Excel คล กเล อกคำส ง พ มพ เพ อแสดงรำยงำน

13 13 เม อคล กคำส ง พ มพ ระบบจะดำวน โหลด ขอม ลแสดงรำยงำนในร ปแบบท เล อกเป นไฟล PDF หร อ Excel ตำมท ต องกำร ด งต วอย ำง 4. รายงานสถ ต การดาเน นงานของผ ปฏ บ ต งาน เพ อตรวจสอบข อม ลกำรดำเน นงำนของผ ปฏ บ ต งำนในหน วยงำน ข นตอนการเร ยก รายงานสถ ต การดาเน นงานของผ ปฏ บ ต งาน 1. Login โดยรห สผ ำนของตนเอง (ตำมบทบำทท ต องกำรส บค น) 2. ไปท เมน E-office 3. ไปท เมน งานสารบรรณ 4. ไปท เมน บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ 5. ไปท เมน รายงานสถ ต การดาเน นงานของผ ปฏ บ ต งาน

14 แสดงหน ำจอรำยงำนสถ ต กำรดำเน นงำนของผ ปฏ บ ต งำน ด งภำพ ระบ ข อม ลหน งส อท ต องกำรเร ยกด รำยงำนสถ ต กำรด ำเน นงำนของผ ปฏ บ ต งำน ควำมสำมำรถในกำรเร ยกด รำยงำนสถ ต กำรดำเน นงำนของผ ปฏ บ ต งำนของแต ละคน จะข นอย ก บบทบำทพ เศษ ด งน - สำรบรรณกลำงหน วยงำน/โรงเร ยน สำมำรถเร ยกด รำยงำนแบบรำยบ คคลได ท กคนท อย ภำยในหน วยงำนน นๆ - สำรบรรณกล ม สำมำรถเร ยกด รำยงำนได แบบกล มงำน และแบบรำยบ คคลท อย ภำยในกล มงำนน นๆ - ผ ใช งำนท วไป หร อเจ ำหน ำท ท ไม ม บทบำทพ เศษ จะสำมำรถเร ยกด รำยงำนได เฉพำะ ของตนเองท ปฏ บ ต หมำยเหต กรณ เร ยกด รำยงำนของหน วยงำน หร อ กล มงำน ผ ท ม บทบำทพ เศษ ก อนท จะดำเน นกำรส บค น ต องเล อกบทบำทพ เศษก อน

15 15 - เล อกช วงว นท ต องกำรรำยงำน จากว นท... ถ งว นท... - คล กป ม เพ อพ มพ รำยงำน ด งภำพ กำรออกจำกโปรแกรม คล กป ม ออก เพ อออกจำกโปรแกรม

16 16 5. รายงานสถ ต การดาเน นงานของหน วยงาน เพ อตรวจสอบข อม ลกำรดำเน นงำนของหน วยงำน ข นตอนการเร ยก รายงานสถ ต การดาเน นงานของผ ปฏ บ ต งาน 1. Login โดยรห สผ ำนของตนเอง (ตำมบทบำทท ต องกำรส บค น) 2. ไปท เมน E-office 3. ไปท เมน งานสารบรรณ 4. ไปท เมน บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ 5. ไปท เมน รายงานสถ ต การดาเน นงานของหน วยงาน แสดงหน ำจอรำยงำนสถ ต กำรดำเน นงำนของผ ปฏ บ ต งำน ด งภำพ ระบ ข อม ลหน งส อท ต องกำรเร ยกด รำยงำนสถ ต กำรด ำเน นงำนของหน วยงำน สำมำรถเร ยกด รำยงำนได แบบกล มงำน และหน วยงำน ผ ท สำมำรถในกำรเร ยกด รำยงำนสถ ต กำรดำเน นงำนของหน วยงำนต องม บทบำทพ เศษ ด งน - สำรบรรณกลำงหน วยงำน สำรบรรณกลำงโรงเร ยน สำมำรถเร ยกด รำยงำนแบบกล ม งำน และหน วยงำน - สำรบรรณกล ม สำมำรถเร ยกด รำยงำนแบบกล มได เท ำน นๆ

17 17 - ผ ใช งำนท วไป หร อเจ ำหน ำท ท ไม ม บทบำทพ เศษ จะไม สำมำรถเร ยกด รำยงำนสถ ต กำร ด ำเน นงำนของหน วยงำนได - เล อกช วงว นท ต องกำรรำยงำน จากว นท... ถ งว นท... คล กป ม เพ อพ มพ รำยงำน แสดงรำยงำน ด งภำพ - กำรออกจำกโปรแกรม คล กป ม ออก เพ อออกจำกโปรแกรม

18 18 6. รายงานการค นเร อง เพ อตรวจสอบรำยกำรหน งส อท หน วยงำนผ ใช งำนได ท ำกำรลงสม ดส งไปย งหน วยงำน ปลำยทำงแล วหน วยงำนปลำยทำงได ทำกำรค นเร องกล บมำย งหน วยงำนผ ใช งำน ข นตอนการเร ยก รายงานการค นเร อง 1. Login โดยรห สผ ำนของตนเอง (ตำมบทบำทท ต องกำรส บค น) 2. ไปท เมน E-office 3. ไปท เมน งานสารบรรณ 4. ไปท เมน บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ 5. ไปท เมน รายงานการค นเร อง แสดงหน ำจอรำยงำนกำรค นเร อง ด งภำพ

19 19 ระบ รำยละเอ ยดของรำยงำน จำกว นท, ถ งว นท ว นท คล กป ม เพ อเล อกจำกปฏ ท น บ คคลท ค นเร องคล กป มเพ ออกจำกรำยกำรหน วยงำนท ค นเร อง คล กป ม เพ อเล อกจำกรำยกำร คล กป ม เพ อพ มพ รำยงำน จะแสดงรำยงำน ด งภำพ - กำรออกจำกโปรแกรม คล กป ม ออก เพ อออกจำกโปรแกรม

20 20 ค ม อ ระบบงานสาน กงานอ เล กทรอน กส (OBEC e-office) ในส วนระบบงานสารบรรณ ของสาน กงานคณะกรรมการการศ กษาข นพ นฐาน สาน กเทคโนโลย เพ อการเร ยนการสอน กล มบร การเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร โทร

21 21 สารบ ญ บร กำรส บค นข อม ลหน งส อรำชกำร 1. สอบถำมหน งส อ 2. สอบถำมข อม ลหน งส อส งภำยนอก 3. รำยงำนสม ดทะเบ ยน 4. รำยงำนสถ ต กำรดำเน นงำนของเจ ำหน ำท ปฏ บ ต งำน 5. รำยงำนสถ ต กำรดำเน นงำนของหน วยงำน 6. รำยงำนกำรค นเร อง หน ำ